Verwerkersovereenkomst

1. Waarvoor gegevens worden verwerkt

Billie verwerkt gegevens alleen voor de functies die het bedrijf gebruikt:

• Personeelsplanning, gewerkte uren, verlof en in- en uitklokken
• Kassa, bonnen, keuken- en doorgeefschermen en dagrapportages
• Reserveringen, gastprofielen, loyaliteit en gastcommunicatie
• Inkoop, voorraad en leveranciersgegevens
• Voedselveiligheid, controles en taken
• Facturatie van het abonnement en klantondersteuning

2. Welke gegevens dat zijn

Van medewerkers: naam, contactgegevens, geboortedatum, functie, contractgegevens, beschikbaarheid, gewerkte uren, verlof en eventueel een foto.

Van gasten: naam, contactgegevens, reserveringen, bestelhistorie, voorkeuren en allergieën, spaarsaldo en zakelijke factuurgegevens.

Van gebruikers: inloggegevens, rol en handelingen die om veiligheidsredenen worden vastgelegd.

Billie vraagt niet om bijzondere persoonsgegevens. Allergieën en dieetwensen worden alleen vastgelegd wanneer de gast die zelf doorgeeft, en uitsluitend om veilig te kunnen serveren.

3. Instructie en geheimhouding

Billie verwerkt gegevens niet voor eigen doeleinden, verkoopt geen gegevens en gebruikt gastgegevens niet voor eigen marketing.

Iedereen die namens Billie toegang heeft, is tot geheimhouding verplicht. Toegang is beperkt tot wat nodig is voor ondersteuning, beveiliging en onderhoud.

4. Beveiliging

Billie neemt passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder:

• Gegevens van elk bedrijf staan in een eigen afgeschermde omgeving; de database weigert toegang tot gegevens van een ander bedrijf
• Versleutelde verbindingen en versleutelde opslag
• Rollen en rechten per gebruiker, met aparte rechten voor eigenaar, bedrijfsleiding en medewerkers
• Wachtwoorden en kassacodes worden versleuteld opgeslagen, nooit leesbaar
• Tweestapsverificatie voor beheeraccounts
• Vastlegging van gevoelige handelingen, zoals het verwijderen van bonnen of het afwijken van arbeidstijden
• Back-ups en herstelprocedures

5. Waar gegevens staan

Gegevens worden opgeslagen en verwerkt binnen de Europese Economische Ruimte. Wordt voor een onderdeel toch een partij buiten de EER nodig, dan gebeurt dat alleen met een passende wettelijke grondslag.

6. Andere partijen die Billie inschakelt

Billie schakelt partijen in voor hosting, e-mail, sms en betaalverwerking. Met elke partij zijn afspraken gemaakt die minstens gelijk zijn aan deze overeenkomst. Op verzoek verstrekt Billie een actueel overzicht van deze partijen. Bij een wijziging die het bedrijf raakt, wordt dit vooraf gemeld.

7. Datalekken

Bij een inbreuk op de beveiliging meldt Billie dit onverwijld en uiterlijk binnen 48 uur na ontdekking aan het bedrijf, met wat bekend is over de oorzaak, de betrokken gegevens en de genomen maatregelen. Het bedrijf beslist zelf over melding aan de toezichthouder en aan betrokkenen; Billie werkt daaraan mee.

8. Rechten van medewerkers en gasten

Verzoeken om inzage, correctie, verwijdering of overdracht van gegevens worden behandeld door het bedrijf. Billie levert de functies en, waar nodig, ondersteuning om die verzoeken uit te voeren. Gegevens die wettelijk bewaard moeten worden, zoals loon- en kassaadministratie, kunnen niet eerder worden verwijderd.

9. Bewaren en teruggeven

Gegevens worden bewaard zolang het abonnement loopt. Na beëindiging kan het bedrijf zijn gegevens exporteren. Daarna worden de gegevens binnen dertig dagen verwijderd, tenzij het bedrijf om langere bewaring vraagt of de wet dat voorschrijft. Back-ups verdwijnen volgens de reguliere back-upcyclus.

10. Eigendom van gegevens

Alle gegevens die het bedrijf in Billie vastlegt, blijven eigendom van het bedrijf. Het bedrijf kan op elk moment een volledige export opvragen in een gangbaar bestandsformaat.

11. Controle

Het bedrijf mag één keer per jaar om een onderbouwing van de beveiligingsmaatregelen vragen. Een controle ter plaatse gebeurt in overleg, op kosten van het bedrijf en zonder dat gegevens van andere bedrijven inzichtelijk worden.

12. Demo- en testomgevingen

Voor demonstraties en trainingen gebruikt Billie uitsluitend verzonnen voorbeeldgegevens. Echte gegevens van klanten worden daar nooit voor gebruikt, en uit die omgevingen worden geen e-mails of sms-berichten naar echte mensen verstuurd.